E-Arşiv Fatura ile E-Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

Dijitalleşen dünyada, işletmelerin vergi ve ticari işlemlerini dijital ortamlarda yapması, her geçen yıl daha da yaygınlaşıyor. Özellikle e-fatura ve e-arşiv fatura gibi belgeler, işletmelerin günlük operasyonlarını kolaylaştırıyor. Ancak birçok işletme, bu iki terimi birbirine karıştırabiliyor. E-arşiv fatura ile e-fatura arasındaki farklar, her iki belgenin kullanım alanları ve yasal gereklilikleri hakkında bilgi sahibi olmayı gerektiriyor.

Bu yazıda, e-arşiv fatura ve e-fatura arasındaki başlıca farkları, bu iki belge türünün nasıl kullanıldığını ve işletmelere sağladığı avantajları inceleyeceğiz.

E-Fatura Nedir?

E-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen kurallara uygun olarak elektronik ortamda düzenlenen ve mali mühür veya e-imza ile onaylanan bir faturadır. E-fatura, kağıt faturaların dijital ortamda düzenlenmiş versiyonudur ve vergi mükellefleri arasında, yani alıcı ve satıcı arasında, fatura bilgilerini elektronik ortamda iletmek için kullanılır.

E-Fatura kullanımı, özellikle vergi mükellefleri ve işletmeler için zorunlu hale gelmiştir. E-fatura sistemi, işletmelerin faturalarını dijital ortamda düzenlemelerini ve iletmelerini sağlar. Bu sayede, fatura işlemleri hızlanır, hatalar azalır ve çevre dostu bir sistem oluşturulur.

E-Arşiv Fatura Nedir?

E-Arşiv Fatura, GİB tarafından belirlenen kurallara göre oluşturulan, ancak e-fatura gibi doğrudan alıcıya gönderilmeyen bir fatura türüdür. E-arşiv faturası, satıcı tarafından elektronik ortamda düzenlenir ve vergi otoritesine gönderilir. Bu belge, doğrudan alıcıya elektronik ortamda gönderilmez; bunun yerine, alıcılar kağıt ortamında da alabilirler.

E-arşiv faturalar, e-fatura düzenleme zorunluluğu olmayan ancak e-fatura kullanmaya başlayan işletmelerin kullanabileceği bir alternatiftir. Bu, özellikle b2b (işletmeden işletmeye) değil de b2c (işletmeden tüketime) işlemler için geçerlidir.

E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar

E-fatura ve e-arşiv fatura arasındaki farklar, her iki belge türünün kullanım amacını ve nasıl işlediğini anlamak için önemlidir. İşte bu iki belge arasındaki başlıca farklar:

Gönderim Yöntemi

E-Fatura: Alıcıya elektronik ortamda, yani GİB portalı üzerinden veya entegre bir yazılım aracılığıyla doğrudan gönderilir.
E-Arşiv Fatura: Fatura, hem alıcıya elektronik ortamda iletilir hem de kağıt olarak verilebilir. E-arşiv fatura, GİB’e gönderildikten sonra alıcıya kağıt olarak da teslim edilebilir.

Zorunluluk Durumu

E-Fatura: 2020 yılı itibariyle bazı işletmeler için zorunludur. Bu zorunluluk, yıllık belirli bir hasılatı aşan işletmeleri kapsamaktadır.
E-Arşiv Fatura: E-fatura kullanma zorunluluğu olmayan işletmeler için geçerlidir. Ancak, e-fatura düzenlemeye başlayanlar için bir alternatiftir.

İçeriği

E-Fatura: Direkt olarak alıcıya gönderilen ve vergi mükellefi arasında geçerli olan resmi bir belgedir. Fatura bilgileri doğrudan ilgili alıcıya iletilir.
E-Arşiv Fatura: Alıcıya kağıt ortamında da iletilebilir ve genellikle küçük işletmeler veya e-fatura kullanmaya başlamayan alıcılar için kullanılır.

Alıcı Türü

E-Fatura: Sadece vergi mükellefi olan işletmeler arasında kullanılabilir.
E-Arşiv Fatura: Hem vergi mükelleflerine hem de son kullanıcıya (bireysel müşterilere) gönderilebilir.

Yasal Geçerlilik

E-Fatura: Tamamen dijital ortamda düzenlendiği için, kağıt fatura gibi geçerliliğe sahiptir. Elektronik imza ve mali mühürle onaylanarak yasal geçerlilik kazanır.
E-Arşiv Fatura: Kağıt ortamda da geçerli olabildiği için, dijital ortamda düzenlenmesine rağmen kağıt fatura gibi geçerli olabilmektedir.

Hangi Durumda E-Arşiv Fatura Kullanılmalı?

E-arşiv fatura, özellikle B2C (işletmeden tüketime) işlemleri gerçekleştiren, yani vergi mükellefiyetine dahil olmayan son kullanıcıya fatura düzenleyen işletmeler için kullanışlıdır. Örneğin, küçük işletmeler veya perakende satış yapan işletmeler, e-arşiv faturayı tercih edebilirler. Ancak e-fatura sistemine geçiş yapmış ve bir işletme ile işlem yapan firmalar, e-fatura kullanmaya devam etmek zorundadır.

E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Geçiş Süreci

İşletmeler, e-fatura veya e-arşiv fatura sistemine geçiş yaparken dikkat etmesi gereken birkaç önemli adım vardır:

GİB Portalına Kayıt Olunması:
E-fatura kullanmaya başlamak isteyen işletmeler, Gelir İdaresi Başkanlığı’na kayıt olmalıdır.
E-Fatura Yazılımı Seçimi:
GİB onaylı bir e-fatura yazılımı kullanılmalıdır. Bu yazılım, e-fatura işlemlerini hızlı ve güvenli bir şekilde yönetmeyi sağlar.
E-İmza veya Mali Mühür Alınması:
E-fatura ve e-arşiv faturaların yasal geçerliliği için e-imza veya mali mühür gereklidir.
Geçiş Süreci ve Eğitim:
İşletmelerin dijital sisteme geçiş yaparken personeline gerekli eğitimlerin verilmesi önemlidir.

Sonuç

E-fatura ve e-arşiv fatura, dijitalleşen iş dünyasında işletmelerin daha verimli ve çevre dostu bir şekilde işlem yapmalarını sağlayan önemli araçlardır. Her iki sistem de işletmelere hız, güvenlik ve vergi uyumluluğu konusunda önemli avantajlar sunar. Ancak, hangi belgenin kullanılacağına dair doğru seçim, işletmelerin faaliyet alanına ve müşterilerine göre değişir.